Hjem \ for ansatte \ Rutiner ved kjøp

Rutiner ved kjøp: Bestilling, rekvisisjon, fakturering, utlegg m.m.

Rekvisisjon
  • Innkjøp skal være planlagt
  • Ønske om kjøp må godkjennes skriftlig av inspektør/leder
  • Olav Kjøk (OKJ) videresender godkjenning av kjøp til Eva Marie Karlsen (EMK)
  • Rekvisisjon bestilles hos EMK, og den skriftlige godkjenningen må vedlegges.  

Mottatt vare
  • Pakkseddel/kvittering (som følger med varen) skal sjekkes: Hak av for varene som er mottatt; EMK skal etterlyse varer vi ikke har mottatt
  • Skriv signatur og dato på pakkseddelen, og lever den til EMK
  • Ved manglende pakkseddel/kvittering må en e-post sendes EMK som dokumentasjon, med oversikt over hvilke varer som er mottatt  

Fakturaer
– EMK
  • Dokumentasjon på bestillingen (e-post, kontrakt etc) må være levert EMK for at fakturaen kan legges inn for betaling  

Kontantkassa
– for småbeløp inntil kr 200
  • OBS! Utbetalinger fra Kontantkassa medfører at vi taper 25 % momsrefusjon av kjøpet
  • Kjøp skal være godkjent av inspektør/leder på forhånd
  • Kvitteringer for utlegg må være signert for å kunne utbetales
  • Utbetalinger skjer hos EMK fredager kl 13-14 (eller etter avtale)  

Unntaksvise utbetalinger som overskrider kr 200 – Grethe Aune (GAA)/Turid Egeberg Lund (TEL)
  • OBS! Denne type utbetalinger medfører at vi taper 25 % momsrefusjon av kjøpet
  • Kjøp skal være godkjent av inspektør/leder
  • Kvitteringer for utlegg må være signert og påført fødselsnummer
  • Utbetales på lønn  

Vedlikehold av instrumenter
– EMK
  • Datert og signert originalkvittering leveres EMK, påført fødselsnummer
  • Beløpet utregnes etter % stilling og maksbeløp pr år, og utbetales på lønn

Støtte til godkjent studiereise/ reiseregning –
GAA/TEL
  • OKJ leverer kopi av godkjent støtte til studiereise/reiseregning til GAA/TEL
  • Kvittering på utlegg leveres GAA/TEL med underskrift/dato og fødselsnummer på hvert bilag
  • Utbetales på lønn










Publiseringsløsning av Imbera AS